In unserem 1.Teil – Newsletter – stellten wir Ihnen das neue E-Mail Marketing Instrument vor. Im 2. Teil ging es um die Vorteile, die E-Mail Marketing Ihnen bietet. Welche Rechtlichen Aspekte Sie beim Versende eines Newsletters beachten sollten haben wir Ihnen im 3.Teil unserer Informationsreihe zum Thema Newsletter-Marketing aufgezeigt. Der 4.Teil: Die richtige Content- und Design-Strategie entscheidet über den Erfolg Ihrer Newsletterkampagne. Eigentlich sollte der 5.Teil Lead Management am Anfang Ihrer ToDo-Liste stehen. Sind die oberen Schritte erledigt kommt die technische Umsetzung auf Sie drauf zu. Entscheiden Sie sich für Ihre passende Newsletter Software.
Newsletter Software
Eine geeignete Newsletter Software zu finden, hängt von vielen Faktoren ab. Es muss definiert werden, wie groß der Verteiler ist und wie groß er Voraussichtlich noch werden kann. Umfangreiche Sendungen sollten direkt über eine serverbasierte Versandlösung abgewickelt werden, wobei sich der Richtwert bei 1.000 bis 2.000 Adressen mit der Tendenz zu weiterer Steigerung bewegt.
Ein weiterer Gesichtspunkt bei der Entscheidung ist die geplante Frequenz des Newsletter-Versands. Abhängig davon, ob er täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich oder vierteljährlich verschickt werden soll, muss die Software entsprechend ausgewählt werden. Soll ein Newsletter oder eine E-Mail nach einer Aktion des Kunden automatisch verschickt werden (z.B. wiederkehrende Anfragen, Neuanmeldungen im Newslettersystem, nach einem Buchungs- / Kaufabschluß oder 2-3 Tage nach dem ein Gast aus Ihrem Hotel ausgecheckt ist) sollte bei der Entscheidung für Ihre Newsletter Software beachtet werden.
Ist nach dem Versenden des Newsletters eine detaillierte Erfolgsmessung nötig? Eine Analyse des Klickverhaltens („Tracking“), kann den Erfolg einer Newsletter – Kampagne beeinflussen. Möchten Sie Ihren Newsletter an alle passiven Empfänger wiederholte versenden oder benötigen Sie eine personalisierte Auswertung? Hier spielen Serverlösungen ihr Potenzial voll aus. Für kleine Mengen von Newslettern reichen grundsätzlich auch normale E-Mail-Programme aus. Bei Verzicht auf Personalisierung kann der Versand auch über die Funktion des „BCC“ erfolgen.
Professionelle Newsletter Software
Professioneller und erfolgversprechender ist die Erstellung des Newsletters über ein entsprechendes Newsletter-Programm. Damit kann der Newsletter einfach auf dem eigenen PC erstellt werden und anschließend wie eine normale E-Mail über die Internetverbindung und den Provider versandt werden. Diese Programme übernehmen die Verwaltung der Adressen und Inhalte, die Personalisierung der Anrede und steuern die An- und Abmeldung des Newsletters. In der Regel werden die Softwareprogramme einmalig käuflich erworben und können beliebig oft ohne Zusatzkosten genutzt werden.
Einige gute Newsletter Software bieten auch Möglichkeiten der Leadgenerierung (Adressengewinnung) über eine sogenannte Landingpage, Squeeze-Page oder Leadpage. Diese sollten technisch und psychologisch so gut aufgebaut sein, dass Besucher dieser Seite einen direkten Drang verspüren sich in den Newsletter-Verteiler einzutragen.
Newsletter Software und Spamfilter
Spamfilter schützen den Posteingang Ihrer Newsletterempfänger. Die Aufgabe einer Newsletter Software ist es, Ihren Newsletter so zu erstellen und zu verschicken, dass er unbeschadet im Posteingangsordner Ihrer Kunden ankommt und gelesen werden kann. Eine Herausforderung, die oft unterschätzt wird. Für Ihr Unternehmen kann es einen enormen Umsatzschaden verursachen, wenn der E-Mail-Server Ihres Unternehmens auf einer so genannten Blacklist landet. Nicht nur Ihre Newsletter werden abgefangen, sondern sämtliche E-Mail-Kommunikation des Unternehmens wird blockiert.
So minimieren Sie den „SPAM-VERDACHT“:
- automatische Zeitsteuerung
- Betreffzeile
- Newsletter Textinhalt
- Datenmenge
- Anhänge
- HTML oder Text -Mail
- Bounce-Rate (unzustellbare Rückläufer)
- manuelle Spam-Meldung
- Linktracking
Eine Newsletter Software mit einem integrierten Spamtester wird dringend empfohlen.
Newsletter Software und Persönliche Anrede
Bei der Personalisierung eines Newsletters kann die E-Mail schon im Posteingang Ihres Kunden mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Die Entscheidung, ob der Newsletter mit einer persönlichen Anrede erfolgen soll, ist eine Frage des technischen Aufwandes und der technischen Möglichkeiten. Für eine personalisierte Anrede ist eine größere Anzahl an Daten erforderlich, die erfasst werden müssen. Für diese Variante ist eine geeignete Newsletter Software notwendig, die die entsprechenden Daten automatisch einfügt. Bei der Personalisierung bleibt immer das Risiko, dass es beim Versand zu einem Fehler kommt und möglicherweise Datensätze verschoben werden und ein Newsletter mit einer falschen Anrede ausgeliefert wird. Wird die Entscheidung für die persönliche Ansprache getroffen, müssen auch die wenigen Fälle technisch abgedeckt werden, in denen die Leser nicht alle notwendigen Angaben übermittelt haben und unvollständige personenbezogene Datensätze vorliegen.
Newsletter Software und System-Kontrolle
Damit die technische Umsetzung des Newsletters reibungslos funktioniert, sollte diese regelmäßig überprüft, gewartet und gegebenenfalls optimiert werden. Zu groß wäre der Imageverlust, wenn auf Grund von technischen Schwierigkeiten Newsletter fehlerhaft oder weiter an Empfänger gesendet würden, die diesen bereits abbestellt haben. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten ist die Automatisierung der einzelnen Schritte und Bausteine zu empfehlen. Zu groß wird der zeitliche Aufwand und zu fehleranfällig das System, wenn einzelne Schritte immer wieder händisch ausgeführt werden müssen.
Verschicken Sie im Vorfeld eine gr0ßen Kampagne immer Testmails um kleine Fehler im System aufzudecken. Häufig werden die Newsletter von den Empfängern auch ausgedruckt. Daher ist es sinnvoll in der Entwurfsphase verschiedene Layout- Varianten auszudrucken und zu betrachten, welches Layout am besten wirkt. Es ist sicherzustellen, dass alle Links im Newsletter funktionieren. Besonders wichtig ist die Funktionalität des Abmeldelinks. In regelmäßigen Abständen ist zu überprüfen, ob die Anmeldung funktioniert, die Bestätigungsmail ordnungsgemäß zugeschickt wird und die Abmeldeprozedur problemlos abläuft.
Wir verzichten an dieser Stelle bewusst auf die Nennung einiger Newsletter Software Lösungen, da die einzelnen Systeme alle Ihre Vor-und Nachteile haben und erst nach einer individuellen Beratung ein passendes System empfohlen werden kann.
Dieses abschließende Themer werden wir in der kommenden Wochen genauer Untersuchen und Ihnen hier zeigen, wie Sie die einzelnen Punkte angehen sollten
Planung und Durchführung von Email Marketing – Kampagnen.
Bleiben Sie gespannt, es lohnt sich.
Haben Sie Fragen Rund um das Thema E-Mail / Newsletter – Marketing, dann ist das Kommentar-Feld unter auf der Seite der richtige Platz. Wir werden dann in unseren späteren Ausführungen auf Ihre Probleme und Fragen gezielt eingehen.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören.
Ihr Team von –fit4on– „Erfolgreich im Internet“
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